A través de la Resolución Nº 139 del Ministerio de Trabajo de la Provincia de Buenos Aires se aprobó el manual de procedimiento a observar en el trámite de cierre del Libro Especial dispuesto por el artículo 52 de la Ley N° 20744, en el marco de lo establecido por la Resolución General N° 3781 de la Administración Federal de Ingresos Públicos.

La mencionada resolución establece que los empleadores que confeccionen el Libro Especial dispuesto por el Artículo 52 de la Ley N° 20744 mediante el registro en hojas móviles deberán emitir dichas hojas vía “Internet” utilizando el sistema informático denominado “Libro de Sueldos Digital” de acuerdo a lo establecido en la Resolución Conjunta AFIP 3669 y MTEySS 941/14.

Los empleadores obligados a utilizar el mencionado sistema informático serán notificados por la AFIP y el listado de los mismos será publicado por la AFIP y por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social en sus respectivos sitios web.

Al respecto, ambas normas determinaron que la obligatoriedad de utilización del sistema se dispondrá en forma progresiva hasta alcanzar a la totalidad de los empleadores, una vez cumplidas todas las etapas de implementación definidas por la AFIP en su Resolución General Nº 3781.

Asimismo, el fisco informó mediante una publicación realizada en el sitio www.dialogofiscal.gob.ar que en una primera etapa, se notificará a ciertos empleadores que rubrican “hojas móviles” del libro en la Provincia de Buenos Aires.

El Manual de Procedimientos por dentro

En el anexo único de la flamante norma provincial se detallan los pasos a seguir tanto por los empleadores como por el organismo público para completar el trámite de rúbrica del libro de sueldos digital:

A.- Empleadores

Los empleadores que resulten notificados por la Administración Federal de Ingresos Públicos para la utilización obligatoria del sistema de “Libro de Sueldos Digital”, deberán:

1. Presentarse ante la Delegación Regional de Trabajo y Empleo donde efectúa habitualmente la rúbrica de la documentación laboral, dentro del quinto día hábil del mes siguiente de recibida la notificación emitida por parte de la Administración Federal de Ingresos Públicos, solicitando el cierre del Libro Especial dispuesto por el artículo 52 de la Ley N° 20.744 mediante una nota por duplicado. Dicha nota deberá estar suscripta por el titular o apoderado de la empresa, con la firma debidamente certificada por ante Escribano Público, Juez de Paz letrado, Entidad Bancaria, Registro Público de Comercio o Autoridad Administrativa. En la misma se deberá indicar, en su caso, el nombre de la persona autorizada a realizar el trámite. El titular o apoderado deberá acreditar debidamente su personería.

2. Acompañar el Libro de Sueldos con las registraciones actualizadas a la fecha de la solicitud referida en el punto 1.

3. Acompañar asimismo en original y copia la notificación recibida por parte de la Administración Federal de Ingresos Públicos, por la cual se lo intima a la utilización obligatoria del sistema de “Libro de Sueldos Digital”. Para el caso de que dicha notificación se hubiera efectuado mediante la “Ventanilla Electrónica”, deberá acompañar la impresión de dicha notificación.

4. Acompañar, en su caso, las hojas móviles sobrantes que tuviere sin utilizar a la fecha de efectuar la solicitud establecida en el punto 1.

5. A partir del período mensual indicado en la notificación efectuada por la Administración Federal de Ingresos Públicos, el empleador deberá registrar los haberes correspondientes al referido período.

6. Aprobado que sea el cierre del Libro Especial, el empleador deberá confeccionar su Libro de Sueldos y Jornales mediante el Sistema Digital establecido por la Administración Federal de Ingresos Públicos.

B.- Delegación Regional de Trabajo y Empleo

A partir de la recepción de la solicitud de cierre del Libro Especial, presentada por el empleador, la Delegación Regional de Trabajo y Empleo interviniente deberá:

1. Controlar la documentación y verificar el debido cumplimiento de la totalidad de los requisitos establecidos en el apartado 1 del punto A del presente.

2. En su caso, proceder al cierre del Libro Especial.

3. Determinar la cantidad y verificar la numeración de las hojas móviles sobrantes y sin utilizar a la fecha de la solicitud que el empleador hubiese presentado.

4. Completar los datos que resulten necesarios en el “SISTEMA DE TASAS RETRIBUTIVAS”, según la rúbrica que corresponda.

5. Incorporar la solicitud de cierre del Libro Especial al “Expediente de Rúbrica”, y proceder al archivo del mismo.

6. Remitir a la Dirección de Documentación Laboral y Registro, para su verificación y control, las hojas móviles sobrantes y sin utilizar a la fecha de la solicitud que el empleador hubiese presentado.