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Sumario: La RG 3781 AFIP establece que los empleadores que confeccionen el Libro Especial dispuesto por el Artículo 52 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones, en adelante «Libro de Sueldos Digital», mediante el registro en hojas móviles -conforme lo prevé el punto 4 del citado artículo-deberán emitir dichas hojas vía «Internet» utilizando el sistema informático denominado «Libro de Sueldos Digital» que se aprueba por la presente, al cual se accederá a través del sitio «web» institucional (http://www.afip.gob.ar) con la respectiva «Clave Fiscal», obtenida conforme las disposiciones de la Resolución General N° 3.713. El mencionado sistema estará disponible también en el sitio «web» del Ministerio de Producción y Trabajo (https://www.argentina.gob.ar/produccion).
RG 3781 AFIP
Estado de la Norma: Vigente
Fecha: 26/6/2015
B.O. 30/6/2015
Vigencia y Aplicación: vigencia desde el 30/6/2015 y de aplicación según se indica a continuación:
a) Emisión de hojas móviles -Artículo 52 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones-: A partir de la fecha que se indique en la notificación que este Organismo efectuará en forma particular a cada empleador o, desde el momento que lo disponga una resolución general cuando se incluyan en forma masiva empleadores de determinadas actividades, sectores y/o jurisdicciones provinciales.
b) Emisión del certificado de trabajo -Artículo 80 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones-: A partir del 1/8/2015 (según art. 18)
Organismo Emisor: Administración Federal de Ingresos Públicos
Cantidad de Art.: 19
Anexos: 2
VISTO la Ley de Contrato de Trabajo N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones, la Ley N° 25.877 y su modificatoria y la Resolución Conjunta N° 1.887 de la ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS y N° 440 del MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL, de fecha 2 de junio de 2005, y
CONSIDERANDO
Que el Artículo 52 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones, establece que los empleadores deben llevar un Libro Especial, registrado y rubricado, en las mismas condiciones que se exigen para los libros principales de comercio, en el cual se consignarán todos los datos que hacen a la relación laboral respecto de cada trabajador.
Que la mencionada norma, en su punto 4, contempla una modalidad alternativa de confección del libro especial, consistente en la utilización de hojas móviles, previa habilitación de la autoridad administrativa en materia del trabajo.
Que a su vez, su Artículo 80 obliga al empleador a entregar al trabajador, ante la extinción del contrato de trabajo por cualquier causa, un certificado conteniendo las indicaciones sobre el tiempo de prestación de servicios, naturaleza de éstos, calificación profesional, sueldos percibidos y aportes y contribuciones efectuados con destino a los organismos de la seguridad social.
Que por otra parte, el Artículo 39 de la Ley N° 25.877 y sus modificaciones, dispone que el MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL establecerá el Organismo encargado y los procedimientos destinados a la simplificación y unificación en materia de inscripción laboral y de la seguridad social, con el objeto que la registración de empleadores y trabajadores se cumpla en un solo acto y a través de un único trámite.
Que en razón de ello, la Resolución Conjunta N° 1.887 de la ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS, entidad autárquica en el ámbito del MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS PUBLICAS, y N° 440 del MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL, creó el Programa de Simplificación y Unificación Registral y asignó a dicha Administración Federal la ejecución de las acciones tendientes a tales objetivos.
Que en ese contexto, y mediante el dictado de la Resolución General N° 2.988 su modificatoria y complementaria, se adecuaron los procedimientos vigentes en materia de registración laboral y de la seguridad social, a fin de adaptarlos al mencionado programa, aprobando el sistema informático denominado «Simplificación registral», a través del cual se formalizan, en el «Registro de Altas y Bajas en Materia de la Seguridad Social», las comunicaciones del empleador referidas a la incorporación o desafectación de trabajadores de su nómina salarial, así como a la modificación de determinados datos informados.
Que asimismo, la Resolución General N° 2.192 sus modificatorias y complementarias, habilitó el sistema informático denominado «Declaración en línea» que permite la confección vía «Internet» de la declaración jurada determinativa de aportes y contribuciones.
Que la simplificación de los procedimientos y la consecuente reducción de la carga administrativa que soportan los empleadores y sus dependientes, son objetivos de cumplimiento necesario para disminuir la informalidad laboral y coinciden con los principios sustentados por los organismos e instituciones internacionales del ámbito laboral y de la seguridad social.
Que los datos aportados por los empleadores mediante los mencionados sistemas informáticos, así como a través del «Sistema de Cálculo de Obligaciones de la Seguridad Social – SICOSS», aprobado por la Resolución General N° 3.834, texto según Resolución General N° 712 sus modificatorias y complementarias, y del denominado «Sistema Registral», dispuesto por la Resolución General N° 2.570 y sus modificatorias, conforman sendas bases de datos que permiten avanzar en la instrumentación de nuevos procedimientos que simplifiquen las obligaciones a cargo de los empleadores en materia de registración laboral.
Que bajo esos lineamientos, resulta propicio implementar un sistema que le permita al empleador la confección vía «Internet» de las hojas móviles del Libro Especial, previstas en el punto 4 del Artículo 52 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones, cuyo desarrollo se ha acordado que estará a cargo de la citada Administración Federal.
Que esta nueva modalidad implicará, entre otros aspectos, otorgar simplicidad y homogeneidad en la confección de las mencionadas hojas móviles, evitar la duplicidad en la carga de datos, facilitar su rectificación, registrar históricamente los movimientos efectuados, permitir su reconstrucción en caso de pérdida o destrucción y brindar seguridad y consistencia a los datos denunciados, los cuales serán validados con los registrados en otras bases de datos.
Que además, el procedimiento adoptado resultará una herramienta de gran utilidad para la ejecución de acciones de verificación, evitando el dispendio innecesario de tiempo para el contribuyente y los organismos con facultades de contralor.
Que es menester resaltar que la presente medida en modo alguno altera las incumbencias propias de las autoridades administrativas locales en materia del trabajo, quienes continuarán habilitando las hojas móviles del Libro Especial.
Que en tal sentido, el sistema informático que se dispone por la presente, resulta compatible con la tarea de certificación y habilitación que le compete a cada autoridad local.
Que la ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS brindará a las autoridades locales que así lo requieran, un sistema de cobro de los aranceles que perciben por la actividad de habilitación de las hojas móviles.
Que en lo que respecta al certificado de trabajo previsto en el Artículo 80 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones, el citado Organismo mediante la Resolución General N° 2.316 aprobó el sistema informático que ofrece a los empleadores la posibilidad de confeccionarlo vía «Internet».
Que en concordancia con los objetivos señalados, resulta procedente disponer la obligatoriedad de emitir dicho certificado mediante el sistema informático aprobado por la resolución general mencionada en el considerando anterior.
Que la utilización de los medios informáticos que se disponen por la presente permite la actuación interactiva en el procedimiento registral en materia laboral y de la seguridad social, constituyendo un importante avance en la conformación del denominado gobierno electrónico.
Que han tomado la intervención correspondiente los servicios jurídicos competentes.
Que la presente se dicta en ejercicio de las facultades conferidas por el Artículo 39 de la Ley N° 25.877 y sus modificaciones, por el Artículo 23 de la Ley de Ministerios N° 22.520, texto ordenado por el Decreto N° 438/92, sus modificaciones y complementarias y por el Artículo 7° del Decreto N° 618 del 10 de julio de 1997, sus modificatorios y sus complementarios.
TÍTULO I EMISIÓN DE HOJAS MÓVILES
Art. 1° — A los fines establecidos por la Resolución Conjunta N° 3.669 (AFIP) y N° 941 (MTEySS), los empleadores que confeccionen el Libro Especial dispuesto por el Artículo 52 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones, en adelante “Libro de Sueldos Digital”, mediante el registro en hojas móviles —conforme lo prevé el punto 4 del citado artículo—deberán emitir dichas hojas vía “Internet” utilizando el sistema informático denominado “Libro de Sueldos Digital” que se aprueba por la presente, al cual se accederá a través del sitio “web” institucional (http://www.afip.gob.ar) con la respectiva “Clave Fiscal”, obtenida conforme las disposiciones de la Resolución General N° 3.713.
El mencionado sistema estará disponible también en el sitio “web” del Ministerio de Producción y Trabajo (https://www.argentina.gob.ar/produccion). (Expresión “…Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (http://www.trabajo.gob.ar).” sustituida por la expresión “…Ministerio de Producción y Trabajo (https://www.argentina.gob.ar/produccion).” por el punto a) del art. 1° de la Res. Gral. 4.535 con vigencia desde el 29/7/2019)
Art. 2° — Esta Administración Federal notificará a los empleadores que deberán utilizar el sistema mencionado en el artículo anterior, en el domicilio fiscal electrónico según lo dispuesto en el inciso g) del Artículo 100 de la Ley N° 11.683, texto ordenado en 1998 y sus modificaciones, o mediante el dictado de una resolución general, cuando se incluyan en forma masiva empleadores de determinadas actividades, sectores y/o jurisdicciones provinciales.
No obstante, se habilita la adhesión voluntaria a la citada herramienta informática por parte de los sujetos empleadores interesados, a cuyo efecto los mismos deberán cumplimentar el procedimiento detallado en el micrositio “Libro de Sueldos Digital” de la página “web” de este Organismo. Aceptada la adhesión, este Organismo notificará en el domicilio fiscal electrónico la fecha a partir de la cual resultarán obligados a su utilización. (Art. sustituido por el punto b) del art. 1° de la Res. Gral. 4.535 con vigencia desde el 29/7/2019)
Texto anterior decía:
Art. 2° – Esta Administración Federal notificará a los empleadores que deberán confeccionar las hojas móviles mediante el sistema mencionado en el artículo anterior, siendo exclusivamente éstos los que deberán utilizar dicho sistema a partir de ese momento y como única alternativa viable a dichos efectos.
La notificación se efectuará a través de alguno de los procedimientos dispuestos por el Artículo 100 de la Ley N° 11.683, texto ordenado en 1998 y sus modificaciones, cuando la misma se realice en forma individual o, mediante el dictado de una resolución general, cuando se incluyan en forma masiva empleadores de determinadas actividades, sectores y/o jurisdicciones provinciales.
El listado de empleadores obligados -en forma individual o comprendidos en un grupo o sector de empleadores- será publicado por esta Administración Federal y por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social en sus respectivos sitios «web».
Art. 3° — Para confeccionar las hojas móviles el sistema utilizará la información proveniente de:
a) Las declaraciones juradas determinativas y nominativas de aportes y contribuciones con destino a los distintos subsistemas de la seguridad social, presentadas por los empleadores,
b) el sistema “Simplificación registral”, y
c) el “Sistema Registral”.
Art. 4° — Los sujetos obligados a utilizar el sistema deberán cumplir con el siguiente procedimiento:
a) Declarar en el sistema “Simplificación registral” la jurisdicción que corresponda a la autoridad administrativa local en materia del trabajo. (Inc. sustituido por el punto c) del art. 1° de la Res. Gral. 4.535 con vigencia desde el 29/7/2019)
Texto anterior decía:
a) Declarar en el «Sistema Registral» la jurisdicción de rúbrica del «Libro de Sueldos Digital», debiéndose seleccionar la provincia que corresponda a la autoridad administrativa local en materia de trabajo.
b) Ingresar al servicio “Libro de Sueldos Digital” y configurar los parámetros a partir del menú inicial que posee el sistema, registrando todos los conceptos que se utilicen para la liquidación de los sueldos y jornales, asociando cada uno de ellos con los de la grilla universal predefinida por esta Administración Federal e indicando a qué subsistema de la seguridad social se vincula cada uno. Esta acción se realizará al utilizar por primera vez el sistema o cuando exista una modificación en los registros por la creación o baja de conceptos en la liquidación de sueldos y jornales.
La configuración de parámetros aludida en el párrafo anterior, se podrá realizar en forma manual completando los campos requeridos por el sistema o por importación masiva de datos mediante el envío de un archivo cuyo diseño de registros obra en el micrositio http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ dentro del sitio “web” institucional.
c) Cargar en el sistema los datos para la conformación del “Libro de Sueldos Digital” mediante alguna de las siguientes modalidades:
1. Ingreso manual: Completando los campos requeridos por el sistema.
2. Importación de archivos estandarizados vía “web”, con clave fiscal, una vez finalizado el proceso de cada liquidación de sueldos y jornales, en cuyo caso se utilizará el diseño de registros que obra en el micrositio http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ dentro del sitio “web” institucional.
Una vez cumplido lo indicado en los incisos precedentes, la información deberá ser transmitida electrónicamente. De resultar aceptada dicha transmisión, el sistema emitirá un archivo estandarizado conteniendo las hojas del libro en borrador, el que será enviado al empleador para su revisión y posterior conformidad.
La conformidad por parte del empleador del contenido del libro a emitir por el sistema, se prestará mediante la transferencia electrónica del formulario de declaración jurada F.8351 “Digesto Resumen Libro de Sueldos Digital” —disponible en formato “pdf”—, el cual deberá contar con firma digital de acuerdo con el procedimiento previsto en la Resolución General N° 3.380 y las especificaciones que se consignan en el Anexo I.
Esta Administración Federal podrá establecer, para determinados empleadores, que el requisito de firma digital no sea exigible, a cuyo fin efectuará la publicación pertinente en el micrositio referido en el punto 2 del inciso c) precedente.
Las rectificaciones que pudieren corresponder se realizarán mediante el sistema establecido por el Artículo 1°, no obstante, las correspondientes declaraciones juradas —formulario F.931— rectificativas deberán confeccionarse conforme se indica a continuación:
1. Por los períodos a partir de su incorporación a la obligación de emisión de las hojas móviles mediante la utilización del sistema que se aprueba por la presente: A través del sistema “Declaración en línea”.
2. Por los períodos anteriores a dicha incorporación: Mediante la modalidad de confección de las declaraciones juradas —”Sistema de Cálculo de Obligaciones de la Seguridad Social – SICOSS” o “Declaración en línea”, según corresponda— que el empleador utilizó para la confección de la declaración jurada original.
d) Las hojas del “Libro de Sueldos Digital” se encontrarán disponibles en un archivo del sistema para cumplimentar los requerimientos de la autoridad jurisdiccional en materia del trabajo. (Inc. sustituido por el punto d) del art. 1° de la Res. Gral. 4.535 con vigencia desde el 29/7/2019)
Texto anterior decía:
d) Imprimir las hojas del «Libro de Sueldos Digital» correspondientes, ajustándose a los requerimientos de la autoridad jurisdiccional en materia del trabajo, las cuales se encontrarán contenidas en un archivo que será puesto a disposición del empleador a través del servicio «e-ventanilla».
Art. 5° — La veracidad de los datos impresos del “Libro de Sueldos Digital” podrá ser verificada por las autoridades de aplicación o por los trabajadores, accediendo a una consulta “en línea” con este Organismo mediante la utilización de clave fiscal, a través de los servicios “web” habilitados a tal fin.
TÍTULO II HABILITACIÓN DE HOJAS MÓVILES POR AUTORIDADES LOCALES PERCEPCIÓN DE ARANCELES
Art. 6° — Las autoridades administrativas locales en materia del trabajo podrán celebrar convenios con este Organismo, en los términos generales del modelo que consta en el Anexo II y sin perjuicio de la intervención de las áreas competentes, para instrumentar la rúbrica y facilitar la percepción de los aranceles por la actividad de habilitación de las hojas móviles del “Libro de Sueldos Digital”.
Celebrado el convenio, el ingreso de dichos aranceles será efectuado por los empleadores mediante la utilización del volante electrónico de pago (VEP), conforme lo dispuesto por la Resolución General N° 1.778 y sus modificatorias.
(Tercer párrafo eliminado por el punto e) del art. 1° de la Res. Gral. 4.535 con vigencia desde el 29/7/2019)
Texto anterior decía:
El listado de jurisdicciones que hayan celebrado el referido convenio será publicado por esta Administración Federal y por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social en sus respectivos sitios «web».
Art. 7° — Las autoridades locales que celebren los convenios tendrán acceso a la información —circunscripta al ámbito de su jurisdicción— para la conformación de sus propias bases de datos y a una consulta “en línea” con esta Administración Federal.
TÍTULO III CONFECCIÓN VÍA “INTERNET” DE LA DECLARACIÓN JURADA DETERMINATIVA DE APORTES Y CONTRIBUCIONES
Art. 8° — Los empleadores que resulten obligados a la utilización del sistema de emisión de hojas móviles, a partir de su incorporación al mismo, deberán confeccionar las respectivas declaraciones juradas formulario F.931, mediante la utilización del sistema “Declaración en línea” aprobado por la Resolución General N° 2.192, sus modificatorias y complementarias.
Art. 9° — El sistema “Declaración en línea” verificará que el empleador haya dado la conformidad prevista en el Artículo 4°, lo que habilitará la confección de la respectiva declaración jurada.
Lo expuesto en el párrafo precedente en nada altera el vencimiento general para la presentación del formulario de declaración jurada F.931 y el pago del saldo resultante del mismo.
TÍTULO IV CERTIFICADO DE TRABAJO PREVISTO EN EL ARTÍCULO 80 DE LA LEY N° 20.744, TEXTO ORDENADO EN 1976 Y SUS MODIFICACIONES
Art. 10. — El Certificado de Trabajo establecido por el Artículo 80 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones, se emitirá exclusivamente mediante el sistema informático aprobado por la Resolución General N° 2.316.
Art. 11. — A dicho sistema se podrá acceder a través del sitio “web” de este Organismo (http://www.afip.gob.ar). Para ingresar al mismo se deberá utilizar la respectiva “Clave Fiscal” obtenida conforme a la Resolución General N° 3.713.
A tal fin se deberán observar las instrucciones previstas en la ayuda disponible en el citado sitio “web”.
Art. 12. — El Certificado de Trabajo se otorgará a través del sistema mediante el formulario F.984 “Certificado de Trabajo Artículo 80 – LCT”. El mismo se emitirá por duplicado y para su validez deberá contar con las firmas de la autoridad responsable —o del apoderado legal del empleador— y del trabajador, destinándose el original para este último y el duplicado para el empleador.
Art. 13. — En caso que la certificación comprenda períodos hasta el mes de junio de 1994, inclusive, por tales períodos el certificado emitido por el sistema se complementará con otra constancia de iguales características y datos, confeccionada por el empleador de acuerdo con los registros que obren en el libro de sueldos y jornales que este último hubiere utilizado en los períodos involucrados.
TÍTULO V DISPOSICIONES GENERALES
Art. 14. — La totalidad de la información transmitida por los contribuyentes obligados a operar en el sistema de hojas móviles se pondrá a disposición del del Ministerio de Producción y Trabajo. (Expresión “…Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social.” sustituida por la expresión “…Ministerio de Producción y Trabajo.” por el punto f) del art. 1° de la Res. Gral. 4.535 con vigencia desde el 29/7/2019)
Art. 15. — Los empleadores que resulten obligados a la utilización de la herramienta informática habilitada por la presente resolución general quedan exceptuados de cumplir con el régimen de información dispuesto por la Resolución General N° 3.279 y su modificatoria -declaración jurada informativa de conceptos no remunerativos-, a partir del primer período en que presenten la declaración jurada determinativa de aportes y contribuciones con destino a la seguridad social (Formulario F.931), utilizando la citada herramienta. (Art. sustituido por el punto g) del art. 1° de la Res. Gral. 4.535 con vigencia desde el 29/7/2019)
Texto anterior decía:
Art. 15 – Los empleadores obligados a la utilización del sistema quedan exceptuados de cumplir con el régimen de información dispuesto por la Resolución General N° 3.279, relativo a los conceptos no remunerativos incluidos en la retribución de trabajadores en relación de dependencia.
Art. 16. — Ante el incumplimiento a las obligaciones que se disponen por la presente, esta Administración Federal aplicará las sanciones previstas en la Ley N° 11.683, texto ordenado en 1998 y sus modificaciones y la Resolución General N° 1.566 texto sustituido en 2010 y sus modificatorias, sin perjuicio de las demás sanciones que pudieren corresponder.
Art. 17. — Apruébanse los formularios F.984 “Certificado de Trabajo Artículo 80 – LCT” y F.8351 “Digesto Resumen Libro de Sueldos Digital” y los Anexos I y II que forman parte de la presente.
Art. 18. — Las disposiciones de esta resolución general entrarán en vigencia a partir de su publicación en el Boletín Oficial y serán de aplicación según se indica a continuación:
a) Emisión de hojas móviles —Artículo 52 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones—: A partir de la fecha que se indique en la notificación que este Organismo efectuará en forma particular a cada empleador o, desde el momento que lo disponga una resolución general cuando se incluyan en forma masiva empleadores de determinadas actividades, sectores y/o jurisdicciones provinciales.
b) Emisión del certificado de trabajo —Artículo 80 de la Ley N° 20.744, texto ordenado en 1976 y sus modificaciones—: A partir de la fecha prevista en el inciso b) del Artículo 7° de la Resolución General N° 3.669.
Art. 19. — De forma.
Anexos RG 3781 AFIP
a) Para la remisión del formulario de declaración jurada F.8351, se requiere tener preinstalado el programa Adobe Reader 9.0 o superior. Dicho formulario será descargado en el proceso de conformidad del contenido del libro a emitir, desde el sitio “web” institucional en la ubicación —URL— http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/.
b) El archivo a remitir electrónicamente deberá denominarse utilizando el formato “afip.F.8351****.pdf”, donde los asteriscos serán reemplazados para ingresar información adicional e identificar y/o personalizar el archivo.
c) El proceso de firma digital requiere tener el “Certificado Digital” —Nivel 4— emitido por la Autoridad Certificante de esta Administración Federal, de acuerdo con lo dispuesto por la Resolución General N° 2.651, y la autorización correspondiente en los términos de la Resolución General N° 3.380.
d) La información para la obtención del “Certificado Digital” se encuentra disponible en la dirección —URL— http://acn.afip.gob.ar.
e) Para realizar las autorizaciones de acuerdo con el procedimiento previsto en el Anexo de la Resolución General N° 3.380, se deberá acceder a la dirección —URL— http://www.afip.gob.ar/firmadigital/
